Descargar tarjetas de tacógrafo

El tacógrafo digital es el instrumento de control empleado para vigilar que las empresas de transporte cumplan la normativa. Este aparato de control elabora un estricto registro de las actividades por vehículo y por conductor. Para ello, se vale de su propia memoria interna, pero también de las tarjetas de conductor. Ambos soportes deben descargarse para garantizar la disponibilidad de sus registros.

Obligación de descargar las tarjetas de tacógrafo digital

La obligación de descargar las tarjetas de tacógrafo digital aparece en el Reglamento (CE) 51/2006 primero, y se traslada a la normativa española en la Orden Ministerial FOM 1190/2005. Así, vemos que la obligación de descargar y almacenar los registros del tacógrafo digital se aplica en toda la Unión Europea, pero cada país puede ajustar la normativa a su realidad social.

Por otro lado, la normativa establece unos plazos para las descargas, así como unos requisitos para el guardado de las mismas, que vemos a continuación.

Cuando descargar las tarjetas de tacógrafo

Las tarjetas de tacógrafo tienen unos plazos de descarga, diferentes al plazo de descarga del aparato de control. Asimismo, el plazo varía en la normativa europea y la española. En España, habrá que descargar las tarjetas de tacógrafo digital una vez cada 31 días. Además, la norma plantea casos específicos en los que también habrá que realizar descargas de la tarjeta de conductor:

Al abandonar el conductor la empresa. Si un conductor asalariado termina su relación laboral con una empresa de transporte, esta debe descargar la tarjeta una última vez antes de su marcha. Esto es así porque, aunque esta persona ya no trabaje para esta empresa, no desaparece la obligación de guardar los datos del tacógrafo del periodo en el que se ha contado con ese trabajador.
Cuando lo requieran las autoridades o las administraciones, igual que ocurre en la descarga del aparato de control.
Cuando la tarjeta del conductor caduque. El chip de la tarjeta, que es donde se guarda la información, no se copia al renovar la tarjeta. Al expedir una tarjeta de conductor nueva, le ponen un chip vacío. Por eso, para no perder esos datos hay que descargar la tarjeta antes de pedir una nueva, aunque no hayan pasado 31 días desde la última descarga.
Cuando se devuelva la tarjeta al organismo emisor. Al cambiar de profesión, si la tarjeta está rota y se pide una nueva… Porque ninguno de estos motivos exime de la obligación de guardar los ficheros durante el plazo establecido.

Cómo realizar las descargas obligatorias

Tras surgir la normativa de tacógrafo digital, también aparecen diversas formas de realizar las descargas obligatorias. A continuación, repasamos las más habituales:

Descargas manuales. Ya sea mediante un lector de tarjetas en la oficina o conectado al teléfono móvil, o usando una llave de descarga a la vez que se descarga el aparato de control. Esta modalidad de descarga deberá hacerse con el vehículo parado. También conlleva trasladar los ficheros descargados a un ordenador donde se puedan almacenar, lo que supone una tarea adicional.
Descarga remota. Esta modalidad de descarga es completamente automática y no necesita que el personal de la empresa supervise el proceso. Se realiza desde cualquier lugar, de forma periódica y funciona para el tacógrafo digital y para las tarjetas.

Plazos y responsabilidad de guardar los datos

Según normativa, la empresa es quien tiene obligación de conservar los datos generados por el tacógrafo y las tarjetas durante 365 días por lo menos. Específicamente, se indica que los ficheros descargados deben almacenarse en orden cronológico y en forma legible durante un año por lo menos después de su utilización. La web del Ministerio de Transportes también indica que la responsabilidad es de la empresa titular o arrendataria del vehículo. Por tanto, empresas con camiones o autobuses en régimen de renting también tienen obligaciones relacionadas con el tacógrafo.

Por otro lado, el mismo artículo indica que “las empresas también entregarán a los conductores interesados que así lo soliciten copias de los datos transferidos de las tarjetas de conductor”. Por tanto, el conductor puede solicitar a sus superiores copias de los registros. Sin embargo, si el chófer no los pidiera, la empresa no estaría obligada a facilitarle los registros.